Business-Intellect

 Docflow Finances CRM Personnel Specific
Business-Intellect Logo

 Поиск по сайту

   

· Расширенный поиск

World Community Grid Partner

 


«Бизнес-Интеллект: Документооборот»

Система электронного документооборота.

Базовая платформа системы "БИ: Документооборот".
   В качестве базовой платформы данного прикладного решения использовано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes. Это программное обеспечение класса "middleware", созданное для повышения эффективности работы сотрудников в коллективе, является мировым лидером продаж в своем сегменте.    Lotus предоставляет важнейшие продукты, технологии и услуги для того, чтобы обеспечить потребности организаций в корпоративном обмене сообщениями, коллективной работе и сотрудничестве в групповом информационном пространстве, включая электронный документооборот, а также в синхронной коммуникации и электронном обучении.

   Будучи бесспорным мировым лидером в области технологий обмена сообщениями и организации групповой работы, Lotus предлагает программные продукты, с помощью которых сотрудники и подразделения организаций всех размеров могут обмениваться данными, сотрудничать, совместно использовать знания и вести деловые операции как во внутренних масштабах, так и через Интернет.
    Мы выбрали Lotus как платформу для системы "БИ: Документооборот", потому что это программное обеспечение:

    • обладает минимальной общей стоимостью владения;
    • обеспечивает надежный и защищенный доступ к документам для территориально удаленных пользователей;
    • быстро и легко развертывается;
    • обладает неограниченной масштабируемостью;
    • работает во всех современных операционных системах, со всеми известными форматами данных и совместимо с любыми офисными приложениями.
Назначение системы "БИ: Документооборот".
   Информационная система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Специально разработанная структура системы обеспечивает необходимую функциональность при минимальных затратах на внедрение.

   Система предоставляет всем пользователям единое информационное пространство для работы с документами, внутреннюю электронную почту, механизмы визирования и рецензирования документов.

Особенности.
   Система обладает неограниченной масштабируемостью, то есть в систему может включаться неограниченное число пользователей по мере необходимости в процессе развития предприятия.

   Система обладает высокой надежностью благодаря использованию уникальных технологий работы с информацией.

   Система полностью исключает возможность утери документов.

   Система обеспечивает многоуровневую защиту информации от несанкционированного доступа, потери, случайного или намеренного уничтожения или изменения.

   При хранении документов система осуществляет их внутреннее кодирование и сжатие, что существенно экономит вычислительные ресурсы.

Выполняет следующие функции:
    • Хранение и управление информацией о предприятии, его структурных и территориальных подразделениях, о работниках предприятия и пользователях системы;
    • Сбор и хранение информации о предприятиях-контрагентах, их должностных и контактных лицах;
    • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов организации, ведение соответствующих реестров документов;
    • Коллективная подготовка и рецензирование документов, рассылка уведомлений и напоминаний;
    • Контроль исполнения документов и заданий с учетом времени исполнения;
    • Использование шаблонов типовых документов;
    • Автоматизация заполнения полей типовых документов при их подготовке;
    • Быстрый поиск зарегистрированных документов;
    • Регистрация мест хранения внешних документов на бумажном носителе;
    • Защита информации, сжатие и кодирование документов.
Принцип работы системы.
   Работа системы основана на наиболее полном использовании возможностей, которые предоставляет платформа Lotus Notes\Domino в части удовлетворения современных требований к электронному документообороту, обеспечению стандартов делопроизводства и требований, предъявляемых к защите информации.

   В процессе работы система ведет ряд внутренних баз данных. Хранящуюся в них информацию система использует для автоматизации рутинных операций при подготовке документов, а также для обеспечения электронного документооборота организации.

   Отличительной особенностью работы системы является то, что в виде документов в системе учитываются не только официальные документы, но и задания, распоряжения, указания, а также результаты коллективной работы групп пользователей. Таким образом с помощью системы можно вести учет не только документов как таковых, но и различного вида работ и проектов.

   Любые замечания, рецензии и согласующие записки учитываются и представляются в системе как документы, связанные с основным. При работе система автоматически группирует документы по категориям, авторам, дате создания и обновления и т.д., и представляет пользователям в уже сгруппированном виде. Кроме того, в системе предусмотрен удобный механизм быстрого поиска документов.

   В процессе создания документов система использует данные, хранящиеся в базах “Контрагенты” и “Структура”. Это позволяет максимально автоматизировать процесс создания или регистрации документов.

Система состоит из модулей:
    • «БИ: Структура» - модуль организационной структуры предприятия;
    • «БИ: Контрагенты» - модуль управления базами данных контрагентов и контактных лиц;
    • «БИ: Документооборот» - модуль автоматизации работы с внутренними и внешними документами предприятия;
    • «БИ: Справочники» - модуль управления вспомогательными и справочными данными для автоматизации работы с документами.




 

 Контакты
 · Наши телефоны:  

  г. Одесса:  
  +38 (050) 302-6-610  

  г. Харьков:  
  +38 (050) 300-0-386
  +38 (091) 300-9-386

 · Тех. поддержка:  
  +38 (091) 300-7-386

 · Отправить нам E-mail:
 contact@bidocflow.com

 

 

Copyright ©2002-2018 Business-Intellect. All rights reserved.
contact@bidocflow.com

 

Developed by Business-Intellect