Business-Intellect

 Docflow Finances CRM Personnel Specific
Business-Intellect Logo

 Поиск по сайту

   

· Расширенный поиск

World Community Grid Partner

 


«Бизнес-Интеллект: Архив»

Система автоматизации архива документов

Цели и назначение.
   Модуль «БИ: Архив» предназначен для автоматизации работы архива и организации хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому), управления правами доступа к документам и контроля всех их версий.

Преимущества.
   Использование программного модуля позволяет оптимизировать ресурсы по управлению архивом, обеспечить оперативный доступ к информации и организовать многопользовательский режим работы с документами.

Функции модуля.
  • Создание, редактирование и хранение регистрационных карточек документов.
  • Гибкая настройка классификатора документов (номенклатуры дел) с использованием справочников.
  • Использование справочников для автоматизации заполнения документов.
  • Сканирование оригиналов документов и присоединение в соответствующие поля карточек регистрации.
  • Создание документа по выбранному образцу.
  • Создание, редактирование и хранение карточек выдачи оригинала документа.
  • Передача документов из оперативного хранения в архивное.
  • Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, формирование актов уничтожения.
  • Быстрый и удобный поиск документов.
  • Многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа.
  • Разграничение прав доступа к документам согласно корпоративным регламентам.
Описание работы.
   Регистрация всех документов производится созданием электронной карточки. Зарегистрированным документам присваивается статус «действующий». Электронные документы группируются в экранные представления по видам документов: внутренние, входящие, исходящие, регистрационные карточки договоров и пр.
   В базе Оперативный архив ведется работа и хранятся все карточки документов с незаконченным сроком действия. По истечении срока действия статус электронных документов автоматически изменяется на «срок истек» и документы передаются на хранение в базу Архив. В базе Архив документы хранятся до истечения установленного срока хранения.
   При выдаче оригинала документа на руки создается карточка выдачи оригинала. Документ карточка выдачи оригинала позволяет отслеживать историю выдачи оригинала документа, фиксировать дату выдачи, дату возврата, № заявки, ФИО ответственного и пр.
   По истечении срока хранения документам автоматически присваивается статус «к уничтожению». Для подготовки документов к уничтожению сотрудник архива помечает необходимые документы и создает акт уничтожения. В регистрационной карточке документа заполняются поля, относящиеся к уничтожению оригинала документа. При этом статус электронного документа изменяется на «уничтожен».

Базовое программное обеспечение.
   Система разработана на базе программного обеспечения IBM Lotus Software, обеспечивающего надежную и эффективную работу, минимальное время развертывания и минимальные затраты на внедрение.




 

 Контакты
 · Наши телефоны:  

  г. Одесса:  
  +38 (050) 302-6-610  

  г. Харьков:  
  +38 (050) 300-0-386
  +38 (091) 300-9-386

 · Тех. поддержка:  
  +38 (091) 300-7-386

 · Отправить нам E-mail:
 contact@bidocflow.com

 

 

Copyright ©2002-2019 Business-Intellect. All rights reserved.
contact@bidocflow.com

 

Developed by Business-Intellect