Business-Intellect

 Docflow Finances CRM Personnel Specific
Business-Intellect Logo

 Поиск по сайту

   

· Расширенный поиск

World Community Grid Partner

 


«Бизнес-Интеллект: Договора»

Система автоматизации работы с договорами.

Цели и назначение.
   Программный модуль «БИ: Договора» предназначен для автоматизации договорной работы. Он выполняет следующие основные задачи:
  • Подготовка и согласование договора (до подписания сторонами);
  • Хранение электронного образа договора (после подписания сторонами);
  • Контроль выполнения договора с автоматическим оповещением ответственных лиц;
  • Архивное хранение после завершения действия договора.
   Таким образом, модуль «БИ: Договора» охватывает полный цикл договорной работы.

Преимущества.
   Используя программный модуль «БИ: Договора»:
  • Вы в несколько раз ускорите процесс подготовки не только договоров, но и всех сопутствующих документов (дополнительных соглашений, протоколов разногласий, прочих связанных документов).
  • Вы сможете легко контролировать ход выполнения действующих договоров.
  • Вы никогда не потеряете оригиналы договорных документов, поскольку вы и ваши сотрудники будете работать с их электронными образами.
  • Вы сможете найти любой документ в считанные секунды, благодаря системе быстрого поиска в модуле «БИ: Договора».
Функции модуля:
  • Согласование и утверждение проектов договоров и проектов дополнительных соглашений.
  • Быстрое создание типового договора по образцу.
  • Сканирование оригиналов документов и хранение их электронных образов непосредственно в модуле «БИ: Договора».
  • Для действующих договоров: автоматический контроль этапов и сроков выполнения, автоматическое продление (если предусмотрено), оповещение ответственных по договорам о наступлении сроков.
  • Перенос в архив завершенных договоров. Обеспечение архивного хранения их электронных образов.
  • Быстрый поиск и просмотр скан-копий договоров; указание места хранения оригинала.
  • Многоуровневая защита электронных документов от несанкционированного доступа с возможностью персональной настройки прав для каждого сотрудника.
Описание работы.
   При подготовке договора используется гибкая система согласования документа в электронном виде. Во время согласования сотрудники (авторы и рецензенты) оповещаются о каждом этапе движения документа.
   В процессе работы с документом можно устанавливать контрольные сроки выполнения работы. Система автоматических напоминаний не позволит забыть о важной задаче.
   Для внесения изменений в договора в процессе согласования, можно организовать отправку документов на доработку и повторное согласование. История всех согласований хранится вместе с документом.
   Полностью согласованный и подписанный обеими сторонами договор регистрируется и сканируется в электронную карточку договора. Карточка со скан-копией хранится в электронном виде в модуле «БИ: Договора», а оригинал – в соответствующей папке. Место хранения оригинала указывается в электронной карточке договора.
   Таким образом, нет необходимости использовать оригинал документа для работы. Если нужно с ним ознакомиться, то система поиска позволяет найти его электронный образ за считанные секунды. В результате, оригиналы документов не теряются, а ознакомиться с их содержанием может любой сотрудник, которому предоставлены права доступа.
   В процессе выполнения договора, автоматически контролируются сроки выполнения как договора в целом, так и его этапов (дополнительных соглашений). О наступлении каждого срока ответственные лица заблаговременно получают уведомления по электронной почте. Если в договоре предусмотрена пролонгация, в модуле «БИ: Договора» автоматически продлевается срок действия, и обновляются данные в электронной карточке договора.

Базовое программное обеспечение.
   Программный модуль «БИ: Договора» использует базовое ПО: IBM Lotus Domino/Notes. Это программное обеспечение, широко распространенное в корпоративном и банковском сегменте, обеспечивает надежное хранение и быстрый поиск документов, а также контроль прав доступа и электронную подпись пользователей.




 

 Контакты
 · Наши телефоны:  

  г. Одесса:  
  +38 (050) 302-6-610  

  г. Харьков:  
  +38 (050) 300-0-386
  +38 (091) 300-9-386

 · Тех. поддержка:  
  +38 (091) 300-7-386

 · Отправить нам E-mail:
 contact@bidocflow.com

 

 

Copyright ©2002-2019 Business-Intellect. All rights reserved.
contact@bidocflow.com

 

Developed by Business-Intellect